Oświadczenie PEP służy bankowi do ustalenia, czy zajmujesz eksponowane stanowisko polityczne, jesteś członkiem rodziny takiej osoby albo jej bliskim współpracownikiem. Pytanie może pojawić się przy otwieraniu konta i podczas aktualizacji danych. Nie oznacza, że bank zarzuca Ci nieprawidłowości.
Nie warto zaznaczać odpowiedzi automatycznie. Formularz może pytać osobno o Twoją funkcję i powiązania z inną osobą, a czasem łączy je w jednym zdaniu. Znaczenie ma również okres, którego dotyczy oświadczenie. Sprawdź, jak rozpoznać swoją sytuację, co przygotować i jak poprawić błędnie podane informacje.
Co to jest PEP i dlaczego bank o to pyta?
Skrót PEP pochodzi od angielskiego Politically Exposed Person. W polskich przepisach oznacza osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Chodzi o znaczące stanowiska lub funkcje publiczne, z wyłączeniem stanowisk średniego i niższego szczebla. Nie jest to określenie każdego pracownika urzędu ani każdego, kto interesuje się polityką.
Banki mają obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, nazywanej ustawą AML. Muszą rozpoznawać status klienta i odpowiednio oceniać ryzyko. W przypadku PEP dochodzą szczególne zasady weryfikacji oraz monitorowania relacji.
Status PEP nie jest zarzutem. Nie oznacza wpisu na listę sankcyjną, popełnienia przestępstwa ani automatycznego zakazu posiadania konta. W praktyce może jednak wymagać dodatkowych informacji i akceptacji w banku. Samo zaznaczenie „nie” nie kończy sprawy, jeśli instytucja ma wiarygodne informacje wskazujące na inną odpowiedź.
Kto jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne?
Do tej grupy należą między innymi najwyżsi przedstawiciele władz państwowych, parlamentarzyści, osoby pełniące określone funkcje w sądownictwie, bankach centralnych i dyplomacji. Ustawa obejmuje też niektóre stanowiska w przedsiębiorstwach państwowych oraz organizacjach międzynarodowych.
W Polsce pomocny jest urzędowy wykaz krajowych stanowisk i funkcji publicznych. Znajdziesz w nim konkretne funkcje, a nie listę nazwisk wszystkich osób mających status PEP. Obejmuje on również część samorządu, dlatego nie należy ograniczać sprawdzenia do polityków znanych z ogólnopolskich mediów.
| Przykładowa funkcja w Polsce | Co wynika z wykazu? |
|---|---|
| Poseł, senator, minister, sekretarz lub podsekretarz stanu | Stanowiska wymienione w krajowym wykazie PEP. |
| Wójt, burmistrz, prezydent miasta oraz ich zastępcy | Również objęci wykazem, niezależnie od wielkości gminy. |
| Starosta i pozostali członkowie zarządu powiatu | Wykaz obejmuje te funkcje samorządowe. |
| Marszałek i pozostali członkowie zarządu województwa | Wykaz obejmuje te funkcje samorządowe. |
| Sędzia Sądu Najwyższego lub sądu apelacyjnego | To przykłady wskazanych stanowisk w sądownictwie. |
| Członek zarządu lub rady nadzorczej określonej spółki państwowej | Trzeba sprawdzić rodzaj podmiotu i warunek udziału państwowego, nie tylko nazwę stanowiska. |
Przy spółkach chodzi między innymi o podmioty, w których ponad połowa akcji lub udziałów należy do Skarbu Państwa albo innych państwowych osób prawnych. Nie należy automatycznie przenosić tej reguły na każdą spółkę komunalną czy dowolną firmę z niewielkim udziałem państwa.
Znaczenie mogą mieć także funkcje pełnione za granicą i w organizacjach międzynarodowych. Obywatelstwo lub miejsce zamieszkania nie rozstrzygają statusu. Przy otwieraniu konta bankowego dla obcokrajowca trzeba więc uwzględnić również właściwe funkcje zagraniczne. Polski wykaz nie zastępuje oceny stanowiska w innym państwie.
Kto nie staje się PEP tylko przez wykonywanie swojej pracy?
Sama praca w sektorze publicznym nie wystarcza. Referent w urzędzie gminy, nauczyciel w szkole publicznej czy pracownik techniczny ministerstwa nie otrzymuje tego statusu wyłącznie z powodu miejsca zatrudnienia. Inaczej może wyglądać sytuacja, jeżeli ta sama osoba pełni dodatkowo funkcję wymienioną w wykazie.
Podobnie zwykłe członkostwo w partii politycznej nie jest tym samym co pełnienie funkcji w jej odpowiednim organie. Sam mandat radnego gminy nie jest w krajowym wykazie traktowany jak stanowisko wójta. Trzeba jednak sprawdzić pozostałe funkcje i powiązania danej osoby, zamiast opierać odpowiedź na jednym tytule.
Prezes prywatnej spółki, osoba z wysokimi dochodami czy rozpoznawalny twórca internetowy również nie staje się PEP tylko z tego powodu. Pytanie nie dotyczy popularności ani wysokości salda. Dotyczy ustawowo określonej funkcji lub relacji z osobą, która taką funkcję pełni.
Członek rodziny PEP. Kogo obejmuje oświadczenie?
Możesz nie pełnić żadnej funkcji publicznej, a mimo to musisz odpowiedzieć twierdząco na pytanie o powiązanie rodzinne z PEP. Aktualna polska ustawa wymienia:
- małżonka PEP lub osobę pozostającą z PEP we wspólnym pożyciu,
- dziecko PEP oraz małżonka lub partnera pozostającego we wspólnym pożyciu z tym dzieckiem,
- rodziców PEP.
Przykładowo córka burmistrza, jej mąż oraz matka burmistrza mieszczą się w opisanych kategoriach. Osobna praca, inne nazwisko i mieszkanie w innym mieście same nie wyłączają tej relacji. Partner życiowy może być objęty definicją także bez ślubu.
Rodzeństwo nie jest automatycznie objęte tą konkretną definicją tylko przez pokrewieństwo. Brat ministra może jednak podlegać weryfikacji z innego powodu, na przykład jako bliski współpracownik gospodarczy lub osoba samodzielnie pełniąca odpowiednią funkcję. Nie należy więc zastępować ustawowej listy potocznym pojęciem „cała najbliższa rodzina”.
Zwróć też uwagę na konstrukcję formularza. Członek rodziny nie pełni przez to stanowiska politycznego. Jeżeli bank rozdziela trzy pytania, zaznacz właściwą kategorię. Jeżeli łączy je w jednym pytaniu, odpowiedź musi uwzględniać wszystkie wymienione sytuacje.
Kto jest bliskim współpracownikiem PEP?
Ustawowe pojęcie bliskiego współpracownika dotyczy określonych relacji gospodarczych. Obejmuje między innymi osobę będącą wspólnie z PEP beneficjentem rzeczywistym spółki, innej właściwej jednostki lub trustu. Chodzi o osobę fizyczną, która ostatecznie kontroluje podmiot lub czerpie korzyści w znaczeniu określonym przepisami.
Drugi przypadek to inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ustawa uwzględnia też jedynego beneficjenta rzeczywistego podmiotu, o którym wiadomo, że został utworzony dla faktycznej korzyści PEP. To szersze zagadnienie niż sprawdzenie, czy dwa nazwiska znajdują się w zarządzie tej samej firmy.
Samo sąsiedztwo, znajomość ze studiów czy przypadkowe zdjęcie z politykiem nie przesądzają o takim statusie. Również zwykła praca w tej samej instytucji nie jest automatycznie bliską współpracą w rozumieniu AML. Przy rzeczywistych powiązaniach biznesowych opisz bankowi konkretną relację, zamiast zgadywać na podstawie słowa „współpracownik”.
Weryfikacja może dotyczyć beneficjenta rzeczywistego klienta będącego spółką. Dlatego przy zakładaniu konta dla spółki z o.o. pytania nie muszą kończyć się na osobie, która podpisuje umowę. Bank sprawdza również strukturę właścicielską i osoby faktycznie kontrolujące podmiot.
Jak wypełnić oświadczenie PEP w banku?
Nie ma jednego identycznego formularza dla wszystkich instytucji. Jedna może używać krótkiego pytania we wniosku, druga osobnego dokumentu, a kolejna dodatkowej ankiety po odpowiedzi twierdzącej. Procedury banków mogą się różnić, co wyjaśnia GIIF w komunikacie dotyczącym identyfikacji PEP.
- Sprawdź, kogo dotyczy oświadczenie. Ciebie jako klienta, beneficjenta rzeczywistego spółki czy inną wskazaną osobę.
- Przeczytaj cały zakres pytania. Zwróć uwagę na własną funkcję, rodzinę, współpracowników i wskazany okres.
- Porównaj funkcję z definicją. Przy stanowisku krajowym sprawdź wykaz. Przy zagranicznym podaj państwo i dokładną nazwę funkcji.
- Uzupełnij wymagane szczegóły. Mogą to być nazwa instytucji, stanowisko, daty pełnienia funkcji oraz rodzaj relacji z PEP.
- Przeczytaj klauzulę i zatwierdź. Oświadczenie przewidziane ustawą jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe dane.
- Zachowaj potwierdzenie. Sprawdź, czy bank nie oczekuje dodatkowego dokumentu lub wyjaśnienia.
Przykład: nie pełnisz funkcji publicznej, ale Twój małżonek jest posłem. Na oddzielne pytanie o własne stanowisko odpowiedź może być przecząca, a na pytanie o rodzinę PEP twierdząca. Przy jednym łącznym pytaniu „PEP, rodzina lub bliski współpracownik” nie można odpowiedzieć „nie” tylko dlatego, że osobiście nie jesteś posłem.
Jeżeli formularz jest niejasny, poproś bank o wyjaśnienie przed zatwierdzeniem. Podaj rzeczywiste okoliczności i zapytaj, w której rubryce je opisać. Nie zmieniaj odpowiedzi wyłącznie po to, żeby przejść dalej we wniosku internetowym.
Były PEP. Czy po 12 miesiącach wszystko się kończy?
Zakończenie kadencji lub odejście ze stanowiska nie oznacza natychmiastowego zakończenia szczególnych działań banku. Art. 46 ust. 5 ustawy AML przewiduje stosowanie środków uwzględniających ryzyko od odejścia z funkcji do ustalenia, że wyższe ryzyko już nie występuje, jednak nie krócej niż przez 12 miesięcy.
To minimalny okres, a nie automatyczna data usunięcia wszystkich informacji. Po roku znaczenie ma nadal ocena konkretnej sytuacji. Przepisy stosuje się odpowiednio także do rodziny i bliskich współpracowników. Dlatego formularz może pytać o funkcje pełnione w przeszłości, a bank może poprosić o datę ich zakończenia.
Jeżeli przestałeś pełnić funkcję 8 miesięcy temu, nie pomijaj jej w pytaniu obejmującym ostatnie 12 miesięcy. Jeżeli upłynęło więcej czasu, odpowiedz zgodnie z dosłownym zakresem formularza i przedstaw daty, gdy bank o nie pyta. Nie deklaruj samodzielnie, że instytucja musi już zakończyć dodatkową weryfikację.
Co status PEP zmienia przy otwieraniu i prowadzeniu konta?
Bank uzyskuje odpowiednią akceptację kadry kierowniczej na rozpoczęcie lub kontynuowanie relacji. Ustala źródło majątku oraz pochodzenie środków wykorzystywanych w relacji i intensywniej monitoruje jej przebieg. Dla klienta może to oznaczać dodatkowe pytania lub dłuższy proces zatwierdzenia.
Źródło majątku i źródło konkretnego przelewu to nie zawsze ta sama odpowiedź. Majątek mógł powstać z wieloletnich dochodów, a środki wpłacane dziś pochodzić ze sprzedaży mieszkania. Bank może poprosić o dokument odpowiadający wyjaśnieniu, na przykład umowę sprzedaży, dokument dotyczący spadku albo potwierdzenie uzyskiwania dochodów. Zakres ustala się w konkretnej sprawie.
Nie oznacza to automatycznie odmowy rachunku lub zamrożenia pieniędzy. Inna sytuacja powstaje, gdy bank nie może przeprowadzić wymaganej weryfikacji, na przykład wskutek nieuzupełnionych informacji. Ustawa przewiduje wtedy określone konsekwencje dla transakcji i dalszej relacji z klientem. Nie ignoruj wezwania, ale najpierw potwierdź jego autentyczność w banku.
Jeżeli konto jest już ograniczone, ustal konkretną przyczynę i listę potrzebnych dokumentów. Odrębne możliwości działania opisuje poradnik o blokadzie konta bankowego. Samo określenie PEP nie wyjaśnia każdej blokady.
Zmiana statusu PEP i poprawianie błędnego oświadczenia
Poinformuj bank o zmianie istotnych okoliczności zgodnie z jego procedurą i obowiązkami wynikającymi z dokumentów klienta. Dotyczy to nie tylko objęcia funkcji, ale też jej zakończenia lub zmiany relacji, o którą pytał formularz. Nie zakładaj, że bank sam odczyta aktualne informacje z mediów.
Nie ma sensu przenosić terminu z przypadkowego formularza innego banku. Sprawdź własne oświadczenie, regulamin i komunikat. Jeśli zauważysz błąd, zgłoś go możliwie szybko, opisz prawidłowe okoliczności i zapytaj, czy potrzebny jest nowy formularz. Zachowaj potwierdzenie korekty.
Bank może też wyjaśniać zgodność danych z zewnętrznymi źródłami. Jeśli myli Cię z inną osobą o identycznym nazwisku, poproś o weryfikację na podstawie właściwych danych identyfikacyjnych. Gdy problem pozostaje nierozwiązany, opisz go w reklamacji, wskazując, co jest błędne i jakiej korekty oczekujesz.
Najczęstsze pytania o oświadczenie PEP
Czy oświadczenie PEP jest obowiązkowe dla każdego klienta?
Bank ma obowiązek ustalić status w ramach swoich procedur. Ustawa pozwala mu korzystać z oświadczeń, ale nie narzuca każdemu bankowi identycznego druku. Jeżeli instytucja wymaga informacji w Twojej sprawie, nie traktuj ich jak dobrowolnej zgody marketingowej.
Czy PEP dotyczy wyłącznie polskich polityków?
Nie. Znaczenie mają również odpowiednie funkcje za granicą i w organizacjach międzynarodowych. Osoba pełniąca funkcję może być bezpartyjna. Decydują jej rzeczywista rola i przepisy, nie sam udział w życiu partyjnym.
Czy mogę złożyć oświadczenie elektronicznie?
Ustawa dopuszcza formę pisemną lub dokumentową. Możliwe jest więc złożenie oświadczenia w kanale udostępnionym przez instytucję, pozwalającym ustalić składającą je osobę. Nie oznacza to, że każdy bank przyjmie dowolny plik wysłany zwykłym mailem.
Czy PEP, FATCA i CRS oznaczają to samo?
Nie. PEP dotyczy funkcji publicznych i określonych powiązań, FATCA statusu związanego z USA, a CRS rezydencji podatkowej i wymiany informacji. Mogą pojawić się obok siebie w jednym wniosku, ale trzeba ocenić każde pytanie osobno. Kwestie podatkowe rozwijamy w poradniku o oświadczeniu CRS.
Czy muszę wysyłać oświadczenie do urzędu?
Oświadczenie wymagane przez bank przekazujesz temu bankowi wskazanym kanałem. Nie jest to publiczne oświadczenie majątkowe ani osobna rejestracja klienta na urzędowej liście PEP.
